Hace poco, una empresa vasca dedicada a la estrategia empresarial me preguntó si podía dar una sesión para su equipo. Querían que compartiera mi experiencia con los problemas comunes en la mayoría de negocios, así como las soluciones más habituales.

Tuve que declinar por problema de fechas, pero de haberla realizado, la hubiera enfocado en lo que he comprobado más útil para mejorar un negocio.

Y a lo mejor se hubieran sorprendido, porque he constatado que hacer menos suele ser la mejor solución.

Todo el mundo espera estrategias secretas e implantar las innovaciones que aplican empresas punteras, pero la realidad es que el 99% de negocios no necesita más, sino menos.

La «vía negativa» como camino a la optimización

Si muchas empresas no pueden más, echan todas las horas del mundo y tienen el presupuesto bastante ajustado, ¿cómo puedes pedir que hagan sitio a otra cosa más?

Eso está condenado al fracaso.

¿Cómo puedes pedirle a alguien agotado que ponga otra piedra en su mochila y esperar que corra más rápido?

¿No será mejor quitar piedras?

En una especie de vía negativa, el paso más sencillo y efectivo para optimizar es detectar y quitar lo que no funciona, antes de añadir otra cosa más.

Así, con menos piedras, podrá correr más instantáneamente, sin tener que aprender algo nuevo o empezar otra cosa cuando ya tienes mil en el plato.

Cuando era consultor, esa era la tónica, dar más. Y volvías al poco tiempo para ver que las recomendaciones seguían en el cajón y todo como siempre.

No se puede reprochar eso, bastante cuesta apagar los fuegos del día a día.

Llevamos como una medalla de honor el hecho de estar siempre ocupados, pero eso solo demuestra que somos ineficientes.

Las piedras que se pueden dejar caer

Cada empresa es un mundo y todo comienza con analizar la situación concreta, obviamente.

Pero cuando he trabajado optimizando procesos en empresas, estas son las cosas que uno puede quitar tranquilamente casi en cualquier negocio, y los resultados apenas se ven afectados.

O sí, pero positivamente.

1. Reuniones

No en vano, las empresas más rentables les han declarado la guerra. Quitan tiempo y energía y luego «la vida sigue igual», como en la canción.

Jeff Bezos instauró 3 reglas:

  • Como máximo, las personas que puedes alimentar con 2 pizzas.
  • Prohibido el Powerpoint. Quien organiza escribe un memorando que repasa y pule la narración durante días para que cuente una historia completa.
  • Se empieza en silencio y leyendo todos el memorando anterior.

Elon Musk tiene normas similares:

  • Poca gente.
  • Poca frecuencia (la reunión es un hecho extraordinario).
  • Puedes levantarte e irte si crees que pierdes el tiempo. De hecho, se incentiva a ello.
  • Nada de acrónimos ni palabras rimbombantes.

Restringirlas a 20 minutos, hacerlas de pie… las mejores empresas se han dado cuenta de la inutilidad del 90% de las reuniones.

2. Tareas

Que un día no terminemos lo que queremos es normal, es la vida. Pero si eso ocurre habitualmente, es un problema de gestión.

O tenemos poca gente o tenemos demasiadas tareas.

Muchos lo achacan a problemas de rendimiento de los empleados, pero prácticamente siempre es un problema de gestión.

Objetivos imposibles, recursos mal dimensionados, trabajadores alienados… Las empresas que siempre están con el agua al cuello, o no son rentables por naturaleza y deberían plantearse otra cosa, o se organizan mal.

Y como contratar a más gente siempre es complicado, la solución es dejar caer tareas.

La realidad es que el principio de Pareto (o principio del 80/20) se cumple prácticamente siempre. Hay una enorme cantidad de cosas que podemos dejar de hacer sin que los resultados cambien mucho.

Yo he estado haciendo esa limpieza estas últimas semanas.

3. Clientes

Parece un sacrilegio, pero igual que podas una planta para que crezca más fuerte, has de podar a los peores clientes a fin de liberar tiempo y esfuerzo para los mejores que tienes… Y para captar a otros de ese tipo con los que rellenar los huecos liberados.

4. Empleados

Lo reconozcamos o no, las empresas funcionan como cualquier otra organización humana. El ascenso y las estructuras de gestión son resultado de política y afinidades.

La meritocracia casi siempre es un mito y siempre hay un puñado de empleados que saca el trabajo sin el reconocimiento adecuado.

Hora de corregir eso y dejar caer esas piedras que no hacen nada, excepto jugar bien el aspecto político.

5. La forma en la que siempre se han hecho las cosas

«Porque siempre se ha hecho así» es uno de los motivos más habituales que me he encontrado al preguntar por algo.

Lo bueno es que no tienen que ser grandes cambios.

Por ejemplo, pequeñas tácticas de productividad personal, como responder emails por lotes a determinadas horas (y no conforme entran) o no molestar a nadie en las primeras dos horas del día.

Son sencillas y dan un gran rendimiento.

Pero las claves básicas a comprender hoy son:

  • Es más rápido y efectivo quitar que añadir.
  • Hay que hacer espacio antes de poder llenar con cosas nuevas.
  • Todos tenemos un montón de ineficiencias sobre las que actuar.

Tenemos la filosofía del siempre más: más tareas, otro canal de venta, otro producto que vender, a ver si por fin es la solución…

Pero esa solución, casi siempre, empieza por hacer menos y hacerlo mejor, hasta ser expertos en ese canal de venta o en tener el mejor producto.

Es lo primero que miro también en mí cuando las cosas no funcionan. Decido qué puedo eliminar, porque siempre hay algo.