La procrastinación y la productividad son temas que despiertan interés cuando los trato y es normal, porque nada excepto hacer nos va a llevar donde queremos y porque hoy, más que nunca, hay una batalla por nuestra atención y lo que nos queda de tiempo, que se hace más cruenta por minutos.

Es por eso que comenté a principio de año que, para avanzar, lo que mejor me ha funcionado es una «productividad mínima», en el sentido de que el sistema no podría resultar más sencillo, y más vale que sea así, porque no me importa repetirlo hasta hartar:

En la vida real, lo complicado no funciona.

Todos esos sistemas complejos de productividad, la nueva aplicación de moda o lo que sea siempre siguen el mismo camino, comienzas con motivación y parece que por fin has encontrado el grial… Pero con el tiempo son otra tarea más, un trabajo adicional que ya no cabe en unos días repletos y unas personas cada vez más agotadas.

Y, sinceramente, lo he probado todo. Todo. Desde el legendario y veterano GTD, hasta la última aplicación de moda, con IA o lo que sea. Que es cierto que los sistemas de productividad funcionan o no dependiendo de la situación concreta y la personalidad, pero cuanto más sencillo, cuando más se quite de en medio, mejor.

Bastante cargados vamos ya de trabajo y obligaciones, como para añadir otra y convertir la herramienta en enemigo.

Dos pilares y una pregunta

Ya comenté en ese principio de año el sistema básico que uso, pero lo aclaro un poco más.

Para empezar, tiene dos pilares. Uno de ellos es la aplicación que utilizo para guardar tareas y que me las recuerde en el día a día (porque me temo que en la compleja vida actual, es imprescindible algo así) y el otro es el sistema en sí para priorizar y determinar qué hacer cada día.

Lo de la aplicación es sencillo, una que me permita recordar lo importante y me avise a tiempo. Nunca he tenido buena memoria y, aunque la tuviera, gastar energía cognitiva en recordar obligaciones no tiene mucho sentido, cuando precisamos toda la que podamos para todo lo demás.

Y como la conveniencia es la soberana de todo, la aplicación más conveniente en mi caso es el calendario de Google.

¿Me gusta? Pues no, ni estéticamente ni en ciertos detalles, pero si le puedo decir a mi teléfono que me recuerde tal o cual cosa hablando simplemente, si puedo crear una tarea o una reunión desde un email, y luego lo tengo sincronizado en todos los dispositivos que uso, me vale.

Que elijo Google por egoísmo simplemente, tampoco me gustan ellos ni sus prácticas, especialmente de un tiempo a esta parte, donde apenas son ya una sombra de lo que eran en todos los sentidos.

Pero si alguien está metido en otro ecosistema, como el de Apple o Microsoft, adelante. Debe ser lo más conveniente para cada uno, lo que quite peso y se quite de en medio.

La pregunta que importa

Este es el segundo pilar que sostiene mi productividad.

Una vez tengo algo que me permita guardar información y recordármela de manera fiable (de modo que puedo tener la paz mental de que no me olvidaré de algo), entonces conecto con el extraño título de este correo.

Especialmente si somos emprendedores, como es mi caso y el de muchos que leen esto, solemos sufrir esa horrible sensación de la que ya he hablado más de una vez: Que vamos todo el día ocupados y, sin embargo, cuando este termina, los proyectos importantes siguen sin hacer.

Que puede que no sea el caso de todo el mundo y me alegro si no sientes algo así, pero si aún no has dejado de leer, me parece que no estoy solo.

Eso produce una muy desagradable sensación de arrepentimiento porque el día se ha ido y no sé si tengo algo que mostrar a cambio. Así que mi objetivo es minimizar ese arrepentimiento con una pregunta.

Teniendo en cuenta la interminable lista de tareas que creo que todos arrastramos, cuando termina el día, lo último que hago es preguntarme qué tres tareas harían que, al día siguiente, no tuviera esa horrible sensación de jornada «perdida» si las completara.

Es decir, qué tres cosas minimizarían mi arrepentimiento de que he ahí otro atardecer y parece que lo importante no avanza.

Y cuando las tengo claras, me pongo esas tres cosas como objetivo para el día siguiente. Tres, no más, porque los emprendedores solemos pecar de optimismo en cuanto a lo que somos capaces de hacer, pero luego viene la vida real a ponernos en nuestro lugar.

Una vez más, creo en la humildad. En que todas las obligaciones, las llamadas, las dichosas reuniones y los demás nos van a ocupar gran parte de la jornada sin que podamos evitarlo. Y esto, de nuevo, va de la vida real, así que muchas de esas cosas, por poco productivas y fastidiosas que sean, no podremos evitarlas.

Pero sí podremos hacer un hueco para esas tres cosas que hagan que, cuando lleguemos a casa, no sintamos de nuevo esa sensación de que somos un barco sin viento, varado a mitad de camino de todo lo que siempre quisimos hacer.