Lunes, 7 de la mañana, tercer café mientras revisas tu lista de tareas “perfectamente priorizada”, luego bloqueas el calendario en intervalos de 25 minutos porque leíste algo sobre la técnica Pomodoro. Pero a las 11 estás exhausto y el cerebro parece un teléfono al 2% de batería.

Tras eso, solo queda una opción: arrastrarte hasta la noche.

Si nos suena la escena, el problema es que, seguramente, estamos gestionando el tiempo, no la energía.

De hecho, según un estudio de Harvard Business Review, el 70% de los profesionales que priorizan la energía sobre el tiempo reportan mayor productividad y bienestar. Sin embargo, esta mentalidad no está muy extendida y parte de la culpa es que a la productividad personal también se le ha llamado, erróneamente, gestión del tiempo.

Pero el tiempo siempre es el mismo y transcurre de la misma forma, de modo no podemos gestionarlo ni influirlo, pero a nuestra energía sí, porque de eso dependerá lo que hagamos con ese tiempo que se nos ha dado.

Poniendo a la biología de nuestra parte

Nuestra energía no es la misma durante la jornada y recuerdo lo que me dijo hace mucho alguien muy sabio, que a la naturaleza siempre hay que respetarla. Él no hablaba de productividad, pero sirve igual. Porque lo primero que debemos hacer es no nadar contra su corriente y, lo segundo, tratar de ponerla a nuestro favor.

Eso implica, antes de nada, entender que nuestro cuerpo no es una máquina y funcionamos por ritmos, fluctuando en ciclos de 90-120 minutos a lo largo del día (llamados ultradianos), que siguen un patrón llamado circadiano (nuestro reloj interno).

Así, un error común es forzar tareas que requieren alta concentración cuando estamos en “horas bajas” del ritmo. o, sobre todo, emplear los mejores momentos en cosas como emails.

Calibrando el ciclo y el método de las 4 fases

No todos somos iguales y cada uno tiene sus momentos, pero la realidad es que los humanos somos seres diurnos y las mejores horas son las primeras de la mañana, en la que estamos más capacitados para un trabajo que requiera una mayor carga cognitiva.

Teniendo en cuenta eso, podemos usar el método de las llamadas 4 fases:

  1. Foco: 90 minutos. En los que realizamos las tareas que requieran mayor atención y capacidad cognitiva, poniendo el teléfono en modo avión, desconectando Internet si es necesario y avisando de que no nos molesten a menos que sea estrictamente necesario.
  2. Reposo: 20 minutos. En los que descansamos sin pantallas de por medio e, idealmente, moviéndonos un poco, a lo mejor relajándonos con alguna técnica…
  3. Recuperación: 60 minutos. La vida, los demás y sus cosas van a querer siempre algo de nosotros y, en el mundo real, hay que hacerlo. Así que completamos tareas operativas de bajo desgaste mental, como responder correos, tener reuniones, organizar cosas, repasar lo hecho en la fase de foco…
  4. Reflexión: 10 minutos. En los que se anota y medita sobre lo que hemos avanzado o no, qué problemas hemos tenido y cómo solventarlos en el próximo ciclo.

La cuestión principal son, sobre todo, esos 90 minutos dedicados a lo importante. Esos los empleamos en responder a aquellas 3 preguntas y hacer aquellas 3 tareas de las que hablábamos cuando tratamos el tema de minimizar el arrepentimiento.

Si conseguimos hacer esto aunque sea una vez al día, ya avanzaremos mucho más de lo habitual. Porque la vida real es como es y todas estas técnicas se suelen estrellar fácilmente contra ella (por eso no suelo ser muy amigo de compartirlas), pero hacerles un hueco activo puede marcar toda la diferencia.

Si solo nos hemos de quedar con una cosa, que sea dedicar las primeras horas de la mañana a lo importante y dejar mediodías y tardes para reuniones, emails y tareas administrativas.

Los vampiros energéticos

En la serie Lo que hacemos en las sombras, se introduce al personaje de Colin Robinson, un vampiro energético que, en cuanto te atrapa con su conversación, te vacía por completo y te impide hacer cualquier cosa, excepto arrastrarte de vuelta a casa.

Hoy día, el Colin Robinson de nuestras jornadas no tiene que ser necesariamente una persona, sino que suele adquirir estas 3 formas:

  • La multitarea. El peor enemigo de la productividad y la eficiencia, ya que se ha demostrado que hacer dos tareas a la vez reduce nuestra capacidad intelectual de una manera similar a estar colocados de marihuana.
  • Las notificaciones. Y las interrupciones en general, que se han probado tan dañinas que, si llegan en medio de una tarea importante, nos sacan de la concentración necesaria y, en ocasiones, podemos requerir hasta 20 minutos para volver al punto en el que estábamos. La clave no es pelear contra el ping que nos tiene condicionados, ya que solo escucharlo nos romperá el flujo. El truco es quitar el estímulo y que este no dispare la respuesta. Es decir, enterrar el móvil en lo más hondo donde no lo veamos ni escuchemos.
  • El descanso con pantallas. Que no es descanso, sino otro de los rostros de Colin Robinson. Parece que Instagram o Netflix recargan pero, en realidad, sobreestimulan. De ahí que vivamos en un contexto tan paradójico, que sea necesario concentrarnos activamente en descansar: 5 minutos de ejercicio, un paseo o una pequeña siesta o momento de cerrar los ojos recargan de verdad.

Actividad contra el bajón

Esta es otra de las claves que a veces nos cuesta entender sobre la gestión de energía, que estamos hechos para movernos y hacerlo cura, pero nos pasamos la vida en la silla. Por eso, cuando sintamos un bajón de energía, podemos optar por alguna de estas 3 técnicas sencillas de actividad:

  1. Tomar un sorbo de agua helada o café frío si nos sienta bien (el shock térmico activa el sistema nervioso).
  2. Poner una canción de 3 minutos que nos motive (he aquí el tópico de la canción de Rocky, “Eye of the Tiger”).
  3. Caminar rápido alrededor de la silla 3 veces (que suena raro, pero reactiva la circulación).

La cuestión es que, en muchas ocasiones, el bajón de energía es por el sedentarismo para el que no estamos evolucionados, pero en el que vivimos atrapados. Romperlo nos conectará de nuevo con la fuente de energía.

Y que todas estas cosas, especialmente las técnicas concretas, deben adaptarse a nuestra situación personal. Pero la moraleja a comprender es que la clave es la gestión de energía, no del tiempo. Y que así se comporta esta energía y así nos la roban.

Comprendiendo esas líneas generales, y aplicando aunque sea una sola cosa, podremos reclamar nuestros días y nuestra concentración, al menos un poco.